Formatando o Gráfico de Gantt para Identificação de Desvios nos Projetos

Durante a fase de acompanhamento, controle e monitoria de projetos, é sempre uma boa prática a utilização das ferramentas oferecidas pelo Microsoft Project pelos gerentes de projeto para identificar possíveis desvios (de prazo, custo, esforço e etc.) em seu cronograma, com o objetivo de avaliar seu impacto e, se possível, possibilitar a tomada de ações de contorno para minimizá-los ou mesmo eliminá-los.

O Microsoft Project oferece uma série de funcionalidades que ajudam os gerentes a identificar os desvios dos seus projetos, como, por exemplo, a Tabela de Variação, o estilo de visualização da Barra de Linha de Base (disponível apenas para a versão 2010) entre outras opções, como Filtros, Realces e etc. Além disso, existe também a possibilidade da criação de indicadores visuais pelo gerente de projetos, através da combinação de fórmulas e sinalizadores.


Contudo, uma interessante opção que pode ser utilizada pelos gerentes de projeto, e que não é “nativa” do Microsoft Project, é a aplicação de formatação condicional às barras do Gráfico de Gantt conforme uma regra pré-definida. Desse modo, toda vez que uma tarefa apresentasse um desvio que deve ser monitorado, a barra do Gráfico de Gantt dessa tarefa receberia uma cor diferente do padrão, indicando ao gerente de projetos o desvio de maneira direta.

Esta regra poderia atender a uma série de necessidades, tais como:

• Tarefas atrasadas
• Tarefas com custo superior ao previsto
• Tarefas com volume de esforço superior ao previsto
• Tarefas que possuam um recurso específico atribuído
• Entre outras.

Neste post, iremos ver o passo-a-passo para a criação de uma regra de formatação a ser aplicada quando a tarefa sofrer atraso.

Primeiro passo: criação da regra de validação

O primeiro passo a ser tomado deve ser a criação da regra de validação. O objetivo da regra é verificar quais tarefas se encaixam na condição estabelecida, ou seja, quais tarefas do cronograma estão atrasadas. A título de exemplo neste post, o Gráfico de Gantt deverá ser formatado quando houver desvios de prazo no projeto.

Para isso, iremos criar um campo personalizado, clicando na guia Projeto > Campos Personalizados. Na parte superior da janela, escolha o campo tipo Sinalizador:

Clique no botão Renomear... e modifique o nome do campo para Condicional_Atraso. Em seguida, clique no botão Fórmula... para criar a regra de validação.

A regra a ser criada é simples: a fórmula será considerada válida quando a data de término da atividade for maior que a data de término da linha de base, ou seja, quando houver variação do término da tarefa. Portanto, a expressão a ser criada deverá ser:

[Variação do Término]>0

Clique no botão OK para confirmar a fórmula e, em seguida, selecione a opção Usar Fórmula na seção Cálculo das linhas de resumo de tarefa e de grupo, para que a fórmula seja replicada à toda tarefa de resumo impactada pela tarefa. Clique OK para finalizar a criação da regra de validação.

Segundo passo: formatação das barras do Gantt

Uma vez que a regra de validação já foi criada, devemos definir como será o comportamento das barras do Gráfico de Gantt quando a regra tiver que ser aplicada. Vá ao modo de exibição de Gráfico de Gantt e, na área do cronograma, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Estilos de Barra:

Na caixa de diálogo Estilos de Barra, selecione a linha Divisão e, em seguida, clique no botão Inserir Linha. Nomeie a linha inserida como Condicional_Atraso e determine você deseja que seja a aparência da barra:

Se você desejar, especifique também os campos que devem ser apresentados na barra personalizada, através da aba Texto. Neste exemplo irei utilizar o campo Variação do Término, que irá exibir a quantidade de dias de atraso da tarefa:

Para finalizar a configuração da barra personalizada, na coluna Mostrar para tarefas..., selecione o campo Sinalizador1, que é o campo de referência da regra de validação:

Clique OK para finalizar a personalização da barra.

Lembre-se que para que a formatação funcione de maneira correta, seu projeto deve estar com a Linha de Base salva. Se desejar saber mais sobre a Linha de Base, clique aqui.

Voltando ao cronograma, modifique a duração de uma das tarefas do projeto para visualizar a(s) barra(s) sendo formatada(s) de maneira automática, conforme a regra definida:

Perceba que a tarefa ID 7 – Instalação dos servidores de homologação e produção, tinha a duração prevista de 5 dias. Ao receber a informação de que a duração da tarefa foi de 6 dias, todas as barras que são impactadas por esse atraso (tarefas pertencentes ao caminho crítico) são automaticamente formatadas com a barra personalizada.

Selecione a tarefa 18 – Validação e ajustes, e indique que sua duração foi de 4 dias. Você irá perceber que o dia de atraso foi recuperado, e as barras do Gantt, a partir dessa tarefa, voltam à sua exibição padrão, o que indica que não há mais atraso nas tarefas (e, consequentemente, no projeto):

Este tipo de regra de formatação condicional permite que a identificação dos desvios do projeto sejam mais fáceis de se visualizar, reduzindo o tempo dedicado pelos gerentes de projeto na sua identificação e aumentando o tempo disponível para a análise e correção destes itens:

Como sempre, você pode fazer o download deste post clicando aqui.

Até a próxima!